La fonction finance aux commandes de la révolution digitale - Le Magazine des Affaires

La fonction finance aux commandes de la révolution digitale

Caroline Couesnon, Directrice Associée Mazars Advese

Par Caroline Couesnon, Directrice Associée Mazars Advese

Alors qu’il est courant de lire que les financiers se tiennent encore trop éloignés des effets de la révolution numérique, retranchés derrière les fondations d’une autre époque, nous les envisageons au contraire comme des prescripteurs de premier ordre, en prise permanente avec les réalités quotidiennes du digital. Une conviction qui nous amène à réfléchir sur la définition même d’un digital protéiforme, complexe, en perpétuel mouvement.

1.1.Le digital, sujet transverse au cœur de l’entreprise…et de la fonction finance

La digitalisation, au sens propre du terme, est la transformation en flux informatique de tout élément physique (de type papier, mais aussi fichier PDF et email).

Une fois créé, ce flux informatique peut donc circuler plus vite et plus facilement entre des systèmes de gestion, de commande, de réception … Le digital a ainsi la particularité de s’appliquer à l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise, au sein de ses relations avec ses clients, ses employés, ses fournisseurs. Des notions connexes sont apparues, très souvent poussées par l’économie de l’informatique, créatrice de nouveaux usages et de nouvelles fonctionnalités.

-Les portails « clients » sont maintenant dans beaucoup de secteurs le point d’entrée des réclamations, des situations-clients, des demandes…

-Les portails « employés » permettent de rassembler l’état des congés des collaborateurs, les souhaits de formation…

-Les portails « fournisseurs » rendent possible le dépôt de facture ou la consultation de l’avancement des règlements.

Au-delà des portails « employés » évoqués ci-dessous, la multiplication des réseaux sociaux d’entreprise (RSE) nous informe sur la volonté de l’entreprise de partager en son sein ses pratiques, de fédérer les équipes, diffuser des messages sans frontières géographiques ou hiérarchiques, créer et faire vivre des communautés, rassemblées autour d’un intérêt ou d’un projet commun…

1.2.Pour le directeur financier, maîtriser ces sujets digitaux n’est plus une option

Aux commandes du financement et dans une quête constante de performance, la fonction finance doit impérativement maîtriser les enjeux insufflés par le digital, afin de :

-Financer des projets de digitalisation pour le compte de services tiers, que ce soient les équipes marketing, commerce, exploitation… Un prérequis qui passe donc par une compréhension des usages et de la nouvelle valeur apportée afin d’être en capacité d’accompagner la construction des business cases métier et non de les
refuser !

-Digitaliser le plus possible la filière finance, qu’il s’agisse des flux dans une logique de performance, de qualité de service et de sécurisation ; ou de nouveaux processus de travail, des processus adoptés par les collaborateurs de la filière dans leurs relations avec les partenaires externes et internes.

1.3.Fonction finance et digitalisation, les trois principaux niveaux de maturité

Nous identifions à ce jour trois niveaux de maturité dans les entreprises et chez les fournisseurs de solutions.

Phase 1 : la dématérialisation des factures

Il s’agit souvent de la numérisation des factures puis de la transformation de ces éléments en flux. S’ajoutent ensuite des étapes de contrôle et d’enrichissement des données, avant que ces informations soient envoyées dans l’ERP de l’entreprise. Une première phase souvent atteinte dans la majorité des grands groupes, mais encore en construction pour les PME.

Phase 2 : la digitalisation de l’ensemble des documents papiers

Cette étape inclut les partenaires externes et les documents qu’ils échangent avec l’entreprise (plan d’installation, bon de commande -…) via des EDI (outils d’Echange de Données Informatisées) de dématérialisation fiscale notamment. Elle concerne un périmètre plus large que les factures, qui ne représentent qu’une partie des documents échangés entre l’entreprise et son écosystème. Les secteurs de la distribution, où les flux des achats sont particulièrement denses, ont une longueur d’avance sur ces notions.

Phase 3 : la digitalisation as a service

Cette dernière phase consiste à simplifier et automatiser d’avantage les usages. L’entreprise devient alors le fournisseur d’une solution agrégeant de nouveaux services autour des flux digitalisés.

-Concernant les flux fournisseurs, des liens avec « les plateformes bancaires » permettent le reverse factoring sur la base d’un flux digitalisé.

-Concernant les flux clients, un accès en temps réel leur permet de consulter un certain nombre d’informations via un portail.

1.4.A vos marques, prêt,…partez ? 5 questions-clés à se poser avant d’agir

Pour un directeur financier, en collaboration avec le directeur des systèmes d’information, ces projets nécessitent de :

1.S’assurer avant toute chose du respect des éléments règlementaires : certification électronique, archivage légal d’une durée de 10 ans dans des coffres-forts, garantie d’intégrité des données et des pièces …

2.Comprendre les services fournis grâce à deux modèles :

-Modèle « canal historique » : les fournisseurs de solution de digitalisation issus du scanning, de la dématérialisation papier tendent vers la digitalisation des autres flux, ont des road maps ambitieuses pour intégrer des portails fournisseurs et clients plus ouverts, plus intuitifs permettant de déployer leurs offres sur des volumes de flux plus faibles…

-Modèle « canal plateforme de marche » : les fournisseurs de solution de digitalisation issus des réseaux offrent des services de dématérialisation de facture mais souvent en partenariat. Ils proposent des services très innovants : embarquement des fournisseurs et des clients, portails clients et fournisseurs très riches d’un point de vue fonctionnel, capacité via des « apps » à enrichir les fonctionnalités, interopérabilités fortes avec d’autres outils, connections déjà prêtes avec certains des fournisseurs ou clients.

3.Intégrer les modalités de facturation dans la réflexion

-Le modèle « canal historique » repose sur une facturation « à la facture entrante ou sortante » de manière identique ;

-Le modèle « canal plateforme de marche » facture différemment selon les flux, à l’activation des fournisseurs et des clients, avec des offres extrêmement modulaires (signature électronique, archivage dans des prix différents…).

Le travail de comparaison des deux modèles reste un sujet complexe lorsque l’on souhaite réaliser des TCO (Total Cost of Ownership ou coût de possession) comparables.

4.Approfondir la sécurité des flux liée à cette grande interopérabilité, et identifier les risques associés.

5.Définir la place, au sein de ces nouvelles solutions, des processus de validation, de contrôle, d’approbation et d’enrichissement qui étaient naturellement présents dans l’ERP.

-Le capital humain, plus que jamais au cœur du digital

Redessiner la contribution des équipes comptables, dont le métier est amené à fortement évoluer, est l’une des missions-clés pour les DAF d’aujourd’hui. En effet, les comptables de demain devront comprendre les flux digitaux, les interactions entre outils, anticiper les risques, mettre en place des contrôles pour garantir l’intégrité des flux et des données… Une fiche de poste qui se voit donc bouleversée en profondeur, afin de faire la part belle à des qualités d’anticipation et de vision stratégique, tout en diminuant la partie de saisie d’opérations. Ce mouvement d’évolution des compétences et des postures requiert l’intervention main dans la main du directeur financier et du directeur des ressources humaines, afin que ces projets de digitalisation soient vus comme de réelles opportunités d’évolution pour la filière.

Publié le 05-04-2017

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